Вспомнить все: Опросник ретроспективы в действии

Хочешь узнать какие у нас проблемы? 
Вон на вики посмотри,  уже год, как все перечислены.

Из подслушанного

В последнее время очень глубоко пришлось влезть в шкуру фасилитатора ретроспектив (прям по самые гланды - суши табак). И в работе практикующего менеджера добавилось еще больше чужих стопятьсот-единственно правильных мнений, психологической терапии и совещаний.

Среди частых проблем ретроспективы стали всплывать с регулярной частотой ситуации "забытых провалов"  - те моменты, которые командой не обсуждаются или не вспоминаются. Причины подобного поведения разные - человек, непосредственно столкнувшийся с проблемой заболел либо не пришел, или просто проблему не вспомнили на фоне других более ярких провалов, либо боязнь обидеть хорошего человека перевешивает желание исправить проблему. Совершенно разные причины. Но больные темы пропускаются. Это не так критично, когда спринты короткие (так как проблема всплывет вскоре и выше шанс "вспомнить" и поправить), но в условиях  длительных (более месяца) релизов - решения приходят с большой задержкой, что влияет на ретроспективу и процессы скорее отрицательно.

Сегодня я бы хотел показать пример одного из способов не упустить из виду "невсплываемые" бреши в процессе. Поговорим сегодня об Опроснике - артефакте, чек листе, сборнике эвристических вопросов и просто удобном инструменте.

Вопросительные эвристики

То что мы в нашей команде называем Опросником представляет собой набор вопросительных процессных эвристик сформулированных так, чтобы положительный ответ означал, что с процессом все в порядке, а отрицательный - что респондент считает процесс нужно лечить.

В качестве примера, как могут звучать вопросы:

Клиенты были четко идентифицированы до стадии разработки.

Все заинтересованные стороны получали адекватное обновление статуса релиза.

Перед началом тестирования у нас было четкое понимание:
* какие компоненты системы будут изменены;
* при передаче задачи в тестирование команда тестирования понимала какой номер билда, содержит данное изменение;
* какие версии сторонник приложения должны быть использованы в интеграционном тестировании.

и пр. и пр. и пр.

Кроме да и нет  в опроснике присутствует еще парочка дополнительных вариантов - * нейтральный  - при котором человек не то, чтобы согласен, но и не то чтобы категорически  отрицает идеальность процесса. Т.е. нет критичных проблем требующих обсуждения с командой.
* not applicable - предназначен для тех специальных случаев, когда человек не принадлежит к целевой группе, которая должна ответить на вопрос, либо человек не считает себя вправе на него отвечать (ну например  был в отпуске).

Целевые группы

Немного о целевых группах - это группа людей/ролей, которые понимают вопрос и способны на вопрос о проблемности практики ответить. Так например вопрос про тест дизайн регрессионного плана - ничего не скажет разработчикам или проект менеджерам, но это правильный вопрос для команды тестирования.

Опросник как чек лист

В самом простом определении Опросник представляет собой чек лист, с формулировками "симптомов" того или иного процесса в желаемом зрелом состоянии. К каждому вопросу прилагается поле комментариев, в котором респондент может выразить описать кейс, выразить эмоции и тем более предложить наказание решение.


Часто комментарии служат для описания кейса, с последующей формулировкой проблемы и даже предложением по улучшению. Таким образом опросник - это практически пособие по активному вспоминанию и активному думыванию о процессе разработки.

Категории вопросов

В опроснике каждый вопрос может относится к одной из 8 категорий. И категории это по сути процессы, на которых сфокусирована предстоящая ретроспектива. Категории, которые используются в нашем текущем проекте следующие:

Functioanl and Business Analysis
Coding
Testing
Production support and SL3
Project Management and Process
Build and Deploy
Environment and configuration management
Tools

По названию категории легко понять, какого рода вопросы и о каком процессе они сформулированы. Число категорий не фиксировано. До текущего списка у нас были вынесены в отдельные категории вопросов по складированию информации в Confluence (Wiki) или - автоматизации тестирования. Позже все схлопнулось до 8.

Пример Опросника

Ниже представлен фрагмент нашего опросника, готового к заполнению. Можно увидеть и категории, и какой целевой группе может адресоваться вопрос, и 4 колонки для оценки зрелости процесса. Также есть колонка принадлежности к определенному типу проектов. Продукт у нас большой, направлений несколько - так что пришлось добавлять еще и вопросы для выделения "целевых проектов". 

Агенда

В дальнейшем опросник трансформируется в агенду встречи ретроспективы. В нашем проекте принято использовать план разбитый на три части: Что было хорошо? Что можно улучшить? Что делать?

Ниже представлен фрагмент агенды для очередной сессии ретроспективы. Мало кто вспомнил про хорошее, много примеров того, как процесс себя повел не идеально и справа колонка предназначенная для задач-исполнителей-сроков. Впоследствии эти задачи составляют план мероприятий улучшения процессов. План исполняется, обсуждается с лидами команд и позволяет не терять фокус в постоянном достижении нирваны.

Опросник, как я уже говорил, не универсальный инструмент и не всегда может быть использован эффективно. В нашей команде, раскиданной по 4 различным офисам с жизненным циклом релиза 2-3 месяца, ретроспективы проводятся раз в релиз, что чревато действительно склеротическим провалам и обсуждаемый артефакт помогает эти провалы сгладить. В коротких 2-х или 3-х недельных спринтах опросник, скорее всего, будет излишне тяжеловесен.

Под конец подчеркну. Вопросы - вот самое большое богатство команды при подготовке к ретроспективе и, повышению качества/эффективности работы. Главное что нужно держать в голове - он не постоянен, он - живой и он затачивается под определенную стадию определенного проекта. 

Надеюсь примеры были полезны. Откланиваюсь. Удачных вам вопросов, успешных ретроспектив и достигнутой нирваны эффективности.