Маленькая поваренная книга ретроспективы

В прошлом 2016 году я выступил на CEE-SECR 2016 - конференции, которую посещаю, третий или четвертый раз, и на которой представляю свою компанию на стенде. В этот раз кроме стенда я попробовал выступить.

Темой выступления стала ретроспектива - очень и очень полезная практика коллективного бессознательно-сознательного направленная на улучшение процессов, инструментов и людей. Тема бездонная, но выбран был небольшой набор советов-наблюдений, которые и сформировавали монолог "Маленькая Поваренная Книга Ретроспективы" (маленькая еще и потому, что за полчаса советов можно было привести ограниченное количество). Поскольку изначально тема была создана в виде статьи - у меня получились и выступление и данная заметка. 

Если не хочется читать, то выступление доступно по ссылке: http://2016.secr.ru/program/submitted-presentations/retrospective-small-cook-book. Для тех кто предпочитает все таки читать - моя печатная версия далее.

В далеком 2004 году мне посчастливилось поучаствовать в одном жарком совещании, из которого я вынес два жизненно-важных урока.

На совещании спорили  конструктора (люди которые чертили в различных САПР-ах конструкции, схемы, устройства) и технологи (собственно те, кто все это реализовывал в железе). И те и другие были напряжены. Обсуждалось - как передавать схемы конструкций из одной системы документооборота в другую. Не было одной системы документооборота, было - два разных мира, два полюса. Но надо было работать, и надо было выполнять план.   На любой вариант решения одной стороны, вторая аргументировала "а вот какой нибудь технолог" или в обратную сторону - "а вот какой нибудь разработчик", и далее всякий неконструктив набрасывался на вентилятор.

Я молодой сотрудник, полгода назад закончивший университет горел желанием помочь. Я видел, что все хотят получить результат, но и хотят прикрыть спинну.  В какой то момент я не выдержал и произнес:

- Коллеги! Мы же с вами профессионалы, а говорим о каких то гипотетических технологах и конструкторах - давайте попробуем!

Было молчание. Затем согласие  обеих сторон.

Два урока.

Первый урок -  "мы с вами профессионалы" магическим образом влияет на оппонентов. Они всегда соглашаются с первым утверждением, и очень часто затем соглашаются с любым вторым

"Мы же профессионалы - у нас нет багов, но если они появятся, то мы будем фиксить их на проде"

И это - манипуляция чистой воды.

Я впервые осознанно стал манипулировать людьми, целым коллективом, даже - двумя коллективами. Коллективы согласились, что они профессионалы.

Второй урок, который я вынес, это магия рецепта "давайте попробуем". Постоянным планированием успеха не добьешься. Постоянными обсуждениями - тоже.

На тот момент я был юн и не знал таких замечательных слов как Facilitator, Lesson Learn/Retrospective, Agile - услышал я их гораздо позже. Но встреча показала силу коллективной работы. Люди начали решать проблему. Впервые за долгое время технологи и разработчики создали правила обмена. И я понял, что "Давайте попробуем" это своего рода рецепт приготовления общего согласия. Позже я понял - таких рецептов масса.

С тех пор я начал копить рецепты, выверять их и использовать. "Давайте попробуем" трансформировалось в  "Экспериментируй!" и стало   первым рецептом в моей будущей, тогда еще не сформированной, поваренной книге ретроспективы.

Заметка сегодня большая и включает несколько частей:

Часть первая вступительная: определим что такое профессиональные поваренные книги.

Часть вторая основная: рассмотрим уникальные рецепты вкусной ретроспективы.

Часть третья заключительная: я предложу универсальный рецепт для всех поваренных книг.

Профессиональные поваренные книги

Что я называю профессиональной поваренной книгой?

У каждого специалиста, со временем, появляется свой свод правил и практик, которые позволяют этому специалисту делать работу, скажем так, более эффективно. Или - быстро. Или - качественно. Или - вообще делать. Если проводить аналогии с приготовлением пищи - появляется набор экспериментальных рецептов. Когда соль, перец, вяленные помидоры, может быть, водка - помогают приготовить более вкусное блюдо.

Я заметил, что подобные  правила тяготеют к уникальности. В том смысле, что если случается уникальная ситуация - всегда должен быть рецепт, как поступить так, а не иначе. И это очень похоже на то, как готовиться то или иное блюдо.

У моей жены есть тетя - прекрасный кулинар. И все ее рецепты уникальны. Как например приготовление блинов из кефира. Когда рецепт передавался нашей молодой семье, он был прост: "Кефир, соль, сахар, вода... мешаете и готовите". Мы честно пытались приготовить блины раза два. Получалась размазня на сковороде. Жена позвонила тете. Тетя спросила: "Вы какую воду используете?". "Из кувшинчика" - ответила жена. "Да вы чо - надо ж кипяток!".

Кипяток и кефир - что может быть более "понятного" сочетания?

В жизни мы часто сталкиваемся с такими уникальными сочетаниями и в своих профессиях. И люди пишут рецептурные книги, чтобы отразить свои успехи.

Если мы хотим почитать про рецепты эффективности - вспоминаем "7 Навыков высокоэффективных людей" Стивена Кови.

Если мы хотим рецепты таймменеджмента - читаем книги подобные "Тайм Драйв" Глеба Архангельского.

Среди рекордсменов по количеству профессиональных поваренных книг можно выделить   менеджмент. Одна из последних удачных подобных книг - "45 татуировок менеджера" Максима Батырева. Человечище придумал 45 уникальных рецептов про то, как жить менеджеру в России.

Поваренные книги - это наши модели наших профессий.

Сегодня я хочу затронуть модель ретроспективы: поделиться 9-ю уникальными рецептами приготовления вкусной ретроспективы и, как бонус, добавить еще один универсальный рецепт для всех поваренных книг.

Давайте попробуем?

С каким настроем нужно приходить на ретроспективу?

Первый рецепт приготовления вкусной ретроспективы - про правильный настрой.

Действительно, мы можем приходить на ретроспективу с разным настроением:

Испуг - а вдруг влетит, за прошлые ошибки.

Досада - опять оторвали от работы.

Интерес - что-то новенькое.

Но какой настрой универсально необходим для ретроспектив, чтобы она была "вкусной". С чего начать?

Я уже ответил на этот вопрос -  "Экспериментируй!".

Давай-Давай.  Еще-еще.  Потому что гладиолус.  Почему бы и нет. В этом что то есть.

Все вышеуказанное - это техники брейнсторма. И эти техники, и этот настрой также важны для ретроспективы. Если на встречу идет человек, которого оторвали от любимого дела просто так (или он думает, что просто так), то в голове у него не будет рождаться мысль, как чего улучшить У него будет рождаться мысль - как быстрее вернуться за  свой родной рабочий стол.

Нужно следить, чтобы коллеги понимали и принимали такой настрой, в противном случае без начала не будет и конца. Правильный настрой помогает ретроспективе начать дышать.

Дайте всем жару - экспериментируйте!

Без чего не может существовать ретро?

Без чего ретроспектива не может существовать вообще?

Мой ответ - без проблем.

Ретроспектива это своего рода собрание анонимных проблемоголиков: "Здравствуйте я Александр, я тестировщик и у меня есть проблема" (окружающие говорят:  "Здравствуй Александр", далее следуют овации на заднем плане). И принятие проблемы - это первый шаг к выздоровлению. 

Любите проблемы. Собирайте проблемы. Если вы знаете свои проблемы - это хорошо. Плохо когда о проблемах знают только ваши клиенты. В умных книгах пишут, что жалуются единицы самых обиженных клиентов. Один из 100, или из 100 - в зависимости от бизнеса. И то, что у вас есть одна известная жалоба от клиента, может означать что 99 или 999 жалоб вам не известно. Это может означать что 99 или 999 клиентов отвернулись от вас.

В нащем мире нулей и единиц, ноль - это отсутствие проблем. И - это смерть. Когда нет проблем? Когда проект мертв. Не когда закончился, а когда действительно все - проект умер, потому что проблемы не собирались, избегались и не решались. 

Рецепт успешной ретроспективы - установка: проблемы это хорошо.   

Без чего не может начаться ретро?

Вроде бы все собрались. Есть место. Есть факты - есть о чем поговорить. Есть с кем поговорить. Есть даже проблемы - и все о них знают. Чего не хватает, чтобы действительно начать ретроспективу?

Не хватает гарантии личной безопасности. В тему рассказ коллеги консультанта:

Была договоренность с HR компании провести ретроспективу. Ранее с компанией работать не приходилось - деталей о ситуации было мало, но договорились разобраться на месте. 

Пришел. 

Привели в комнату переговоров. 

И - сразу заметил нюанс. Впереди сидели люди грустные, позади - веселые. Начали знакомиться. Впереди сидел факап-проект. Люди, для которых пригласили консультанта. Позади - начальники разных групп и проектов - наблюдатели. 

Первым делом коллега попытался договориться со второй группой, что потом проведет сессию и для них, но уговорам никто не внял.

Тогда коллега попросил команду факап-проекта проголосовать - в каком составе они хотят проводить сессию. В глазах людей зажглось: "А что так можно?". Единогласно команда проголосовала за то, что должна остаться одна. Веселые ушли. Команда поняла, что будет не разбор полетов и действительно провела ретроспективу. Действительно извлекла уроки.

Очень сложно говорить правду, когда после нее тебя увольняют.

Хотите приготовить эффективную ретроспективу - обеспечьте безопасность.

Кто самый нужный человек на ретро?

В ретроспективе много очень нужных вещей. Например маркеры очень нужны, чтобы писать. Бумажки всякие, на которых пишем. Доска - куда клеить. А кто самый нужный человек?

Вопрос - с подвохом.

Каждый виновник член команды, который был вовлечен в проект нужен и важен. 

Одного самого нужного человека нет.

У нас есть коллега. Его отличительная особенность - он много говорит, и не всегда успевает слушать. У него всегда есть его правильное мнение. Ты приходишь к нему с вопросом - уходишь с монологом. 15 запланированных минут  обсуждений превращаются в час.

Мне довелось фасилитировать ретроспективу в его команде. Первый час мы потратили на обсуждение формата ретроспективы вообще (мой косяк, хотел собрать отзыв, получил мнение). Спустя час коллега встал и сказал что у него есть более правильный способ вести ретроспективу - 30 вопросов по которым он предлагал пройти быстренько, минут за двадцать, и закончить  действительно эффективно. 

Я сдался. Положил маркеры. Но проект менеджер поднял руку и сказал: "Кто за то, чтобы Саша продолжил и закончил по своему плану?". Когда люди поднимали руки мне даже показалось, что в глазах читалось: "А что так можно?".  Коллега сел. Ретроспективу закончили. 

После мы сидели с проект менеджером и думали, как и что и когда вообще. И был задан вопрос: "А может не будем его больше приглашать?" Как раз об этом в моей голове тоже крутилась подобная мысль.

Решением было - что он был полезен, а потому с ним нужно работать дальше. Действительно - коллега  на ретроспективе затронул важные и опасные вопросы, которые другие члены команды, очевидно побоялись затронуть. Он был нужен. Как любой другой, участвовавший в проекте. 

Рецепт успешного поиска и принятия проблем: постарайтесь затащить на ретроспективу всех участников проекта

Кто самый не нужный человек на ретро?

В ретроспективе много ненужных вещей. Например, крайне не нужны обвинения . Или - на ретроспективе не нужно спать, а нужно вовлекаться. А есть еще самый ненужный человек   - кто это?

Это Зритель.

И у меня есть 3 причины, почему от зрителей нужно избавляться.

Зрители это вампиры отвлечений. Они могут следить за ходом встречи, а могут копаться в телефоне. Они не вовлекаются. Они молчат. И это поведение может копироваться командой. Не вовлеченная команда не может привести ретроспективу к успеху.

Зритель приходит на ретроспективу увидеть шоу. Участники проекта приходят на ретроспективу, чтобы сделать шоу в проекте. Разные цели -  разные результаты.

Любой лишний человек на ретроспективе - это потери (времени, экспертного мнения, рабочего времени, за которое этот участник мог сделать что то для проекта  и пр. пр.). Потери - это преступление. Гоните зрителей в шею, чтобы они приносили непоправимую пользу в другом месте.

Не устраивайте шоу для зрителей, устраивайте шоу для проекта - избавляйтесь от самых ненужных людей.  

Кто самый опасный человек на ретро?

Есть нужные и ненужные люди на ретроспективе. Есть еще одна категория - опасные. Кто они?

Самые опасные люди на ретроспективе -  обиженные молчуны.

Сидит человек. Скрестив руки. Ему "нечего сказать". Но после - возле кофе машине вам всем объяснят "почему все плохо - кто виноват  -  что делать". Почему не сказал? Зачем говорить - сто раз уже говорили, все и так давно всё знают.

Как правило эти люди глубоко обижены. Либо они были обижены до ретроспективы, либо после, но в таком состоянии они очень токсичны. Обиженные молчуны отравляют ретроспективу и тормозят изменения. Достаточно одного обиженного молчуна на команду, чтобы зараза стала распространяться поголовно. И чем больше обиженных молчунов, тем сложнее проводить сессию.

Очень сложная и долгая тема - почему они обижены и как с ними справиться. Это может быть страх, может быть недоверие, может быть, и такое случается, просто незрелость человека и не умение работать с людьми в принципе. Каждый диагноз лечиться по-своему. Но изначально нужно с людьми разговаривать, а затем -  вовлекать.

Избавляйтесь от обиженных молчунов. Не в смысле - отстреливайте. Не в смысле - гоните в шею. Вовлекайте!

Что мы не должны говорить на ретро? 

Мы с вами приходим на ретроспективу поговорить. Проблемы проекта нужно проговорить, прояснить, что мы все действительно говорим об одном и том же, и договориться кто и когда это будет исправлять. Что значит мы не должны говорить? Чего нельзя говорить?

На ретроспективе мы не должны говорить оценочные суждения, и  - должны избегать высказываний препятствующих размышлениям.

Что такое высказывания препятствующие размышлениям:

Мы это уже обсуждали..

Давай попроще!

Это не будет работать.

Настрой "Эксперементируй!" очень пуглив и хрупок. Малейшее неуважение или грубость может сломать его.

Разработчики пишут плохой код!

Аналитики плохо пишут требования!

Тестировщики плохо тестируют!

Эти высказывания порождают обиженных молчунов. А чаще - обиженных говорунов. Люди начинают защищаться:

Это не у нас бажный код - это аналитики пишут плохие спеки!

Это не мы пишем плохие спеки - это разработчики не понимают проблемной области!

Это не мы плохо тестируем - это вы что-то там наделали и хотите, чтобы что-то как-то протестировалось!

Это привносит новую пахучую струю в отношения команды и множит креатив набрасываемый на вентилятор.

Обвинения убивают экспериментальность и безопасность ретроспективы. Что же нужно говорить?

Нужно говорить факты или факты и чувства:

Я очень обеспокоен, что у нас количество багов в два раза превышает количество запросов на изменения.

Мне было досадно и жалко потратить более 4 часов на обсуждение спецификации, и после этих обсуждений было внесено более 40 значительных изменений в сам документ. Аналитики могли бы сделать это до того, как передали запрос в разработку. 

Рецепт эффективных размышлений на ретроспективе - делиться только фактами, или фактами и чувствами

Каким должен быть фасилитатор?

Задумайтесь - каким должен быть фасилитатор, чтобы ретроспектива была действительно успешной?

А теперь когда вы ответили - отбросим мастерство, шарм, лидерские качества и профессионализм. Каким еще должен быть фасилитатор? Каким фасилитатор должен быть для команды?

Незаинтересованным.

Что это значит? Это значит, что в 99,99% случаев фасилитатор должен быть для команды и проекта чужим человеком - он не должен быть вовлечен в любые проектные активности кроме ретроспективы.

Возвращаясь к коллеге  Много-говорю-не-успеваю-слушать - я не смог провести эффективно ретроспективу, потому что знал человека, и мне приходилось (и приходится) работать с ним бок о бок. Вполне возможно я уже с утра "пообщался с ним", а вечером с его помощью буду "общаться" с другими не менее шумными и разговорчивыми людьми. Это мешает сохранять кристальную чистоту разума. Фасилитатор не должен приносить на встречу накопленный негативный опыт.

Рецепт вкусной ретроспективы включает в себя наличие "чужого" для проекта и команды фасилитатора

Какой командный навык должна формировать ретроспектива?

Команды часто ходят на ретроспективы именно как на сеанс коллективного психоанализа и эмоциональной разгрузки. Это место плача. Комната плача. Со стеной, стикерами и маркерами плача. Но это не самое полезное и важное, что может вынести из ретроспективы команда.

Самое полезное и важное для группы людей посетивших ретроспективу то, что они должны выходить из комнаты плача с осознанием, что они - Команда. И самый важный навык, который эта группа людей тренирует в течение сессии - признание общей ответственности за сделанную работу. Общей с большой буквы. Придам трагичности капслоком - ОБЩЕЙ.

Когда команда получает не положительный результат - это результат команды.

Бажный код - это бажный код всей команды. 

Плохие спецификации - это "заслуга" всей команды. Команда позволяет плохим спецификациям существовать в проекте. 

Не найденные баги, взорвавшие прод - это баги команды, а не баги тестировщиков (как часто по принципу "кто последний тот и папа" поступают в командах)

 Команда целиком отвечает за все что делала, делает и будет делать. 

9 уникальных рецептов

Подводя краткий итог:

• Экспериментировать - это хорошо
• Проблемы - это хорошо
• Безопасность - это must have
• Приглашайте всех участников
• Избавляйтесь от зрителей
• Избавляйтесь от молчунов
• Говорите только факты или факты и чувства
• Фасилитатор должен быть чужой
• Команда отвечает за все

Теперь перейдем к заключительной части - к единому универсальному рецепту для всех профессиональных поваренных книг.

И этот рецепт отвечает на вопрос: Как нужно относится к уникальным рецептам?

Прежде чем читать мой ответ - задумайтесь. Хотя бы на 30 секунд. Какой ваш ответ?

Как нужно относится к уникальным рецептам?

Как нужно относится к уникальным рецептам?

Для начала приведу цитату из книги Норма Кента "Ретроспектива проекта".

"Поросят рассказали Сове про то, как они методом проб и ошибок выяснили, что кирпич - лучший строительный материал, который они когда либо использовали...

Поросята заявили, что никогда больше не будут использовать для строительства солому и ветки.

Когда поросята уже шли по дороге домой, Сова молча смотрела им вслед. У нее были сомнения, насчет того, что Ною - клиенту поросят - понравится ковчег из кирпича, который те строят ему."

Поросята провели ретроспективу.

Поросята поняли, что кирпич лучший уникальный строительный материал.

И Поросята строят Ноев Ковчег из кирпича.

Собирайте полезные практики, но не уповайте на них - всегда есть исключения.

Можно идти на ретроспективу, но попасть на разбор полетов. Доверие - это разумная степень паранойи. 

Можно тащить всех подряд на сессию, но получить аморфную или ворчливо-кричащую массу незрелых макак.

Можно пригласить менеджера-зрителя, и тогда обиженный говорун будет следить за своей речью очень внимательно, не обижаться и не обижать других. 

Молодым специалистом мне удалось найти золотое правило "Давайте попробуем". Но это правило не будет работать, например, до тех пор пока люди не поймут, что их не накажут за эти эксперименты, но накажут если они вообще не сделают работу.

Чем взрослее и мудрее становится специалист, тем больше ветвлений "если ... то ..." появляется в уникальных рецептах.  И это на самом деле отличает профессионала от ремесленника. Профессионал всегда знает, что все может быть совсем не так как кажется.

Вы должны понимать кто вокруг вас. Зрелость людей разделяющих с вами ретроспективу, это как трапеза, которую вы не должны делить со всеми подряд. Знать где, знать когда и знать с кем - способ понять, какой  рецепт вы можете использовать здесь и сейчас.

Уникальный рецепт для всех поваренных книг - уникальные рецепты существуют  только для уникальных ситуаций

Вы можете лить кипяток в кефир для блинов и готовить блины. Но лить кипяток в молоко бессмысленно - получится размазня. Подобная размазня может получиться когда вы полностью, безоговорочно и всегда следуете своим уникальным правилам. Учитесь использовать и готовить ретроспективы используя правила в контексте.

Подводя итоги

Ведите поваренные книги. Все профессионалы ведут свои собственные поваренные книги. Мы  же с вами профессионалы (немного манипуляции для мотивации)?

Экспериментируйте! 9 рецептов маленькой поваренной книги ретроспективы - это попытка показать, как такие рецепты можно записать.

Уникальные рецепты - только для уникальных ситуаций. Свиньи - тоже ошибаются. Рецептов много и много ответвлений "если... то...". Задача профессионала наращивать багаж знаний в этих ответвлениях.