Набор утилит офисного планктона практикующего time-management

Я подозреваю, что в современном мире каждый специалист, работающий с компьютером, имеет в своем запасе некоторый набор полезных утилит ускоряющий его рабочий процесс и освобождающий дополнительное время для печенек.

Я не имею в виду только программистов с их консольными командами, но и другой офисный планктон, который кроме мелкософта не видел, может быть, в своей жизни ничего.

В свое время я тоже был офисным планктоном и пристрастился к утилитам, помогающим мне управлять делами. Ровно этими бесплатными утилитами и сервисами я бы и хотел сегодня поделиться, а также поделиться опытом как ими пользоваться в повседневной работе.

ToDoList

 http://www.abstractspoon.com/tdl_resources.html

Программа весомых достоинств для управления задачами. Поклонникам подхода Getting Things Done (GTD).  Все что вам нужно она может сделать. Я уже "подсадил" нескольких своих сотрудников на эту программу. Среди них тестировщик, программист и менеджер. Я пользуюсь программой не первый год. В том числе приспособил ее хранить свой табель, о чем уже рассказывал в другой заметке.

Также я храню и свои задачи. Сейчас я использую дерево, (программа позволяет выстраивать дела вложенными деревьями) в котором есть три основных главных корня:

0. SORT IT OUT - для задач, которые только что поступили и нужно обдумать. Впоследствии большая часть уходит в задачи связанные с работой.

1. JOB TASKS - задачи связанные с работой. 

2. NON JOB TASKS - задачи не связанные с работой.

Основной интерес у меня всегда вызывают задачи, связанные с работой. Наверное потому, что их всегда больше. Эти задачи у меня также разбиты по папкам (программа позволяет использовать фильтры, но у меня не доходят руки и желание до них):

ROUTINE - задачи, которые нужно выполнять ежедневно (или мониторить ежедневно). Например послать отчет о тестировании, забить время в Jira.

TODAY TASKS - задачи, которые нужно сделать сегодня.

TODO - задачи которые нужно сделать вообще (в ближайшее время и с определенным приоритетом)

СЛОНЫ - это крупные задачи, которые можно разбить на подзадачи. Как правило эти подзадачи я вывожу отдельно и дополнительно в папку TODO

MONITOR - обсудить, отслеживать, обдумать... Все это я скидываю в эту папку.

LOW PRIORITY - задачи придуманные мной, связанные с совершенствованием процесса, не спускаемые начальством...

SEO NOTE

http://www.seonote.info/

Кроме задач, нужно еще как-то записывать свои мысли. Для общих процедур я конечно же использую Wiki. Специально для случайных мыслей у меня есть походный мини блокнот. Каждое утро я пытаюсь его синхронизировать со своими записями в программе  Seo Note.

Опять же более  структурированы у меня заметки о работе. В частности для текущего проекта я выделил главные корни Контакты, Процедуры, База Знаний (о продукте и компонентах), Хаос.

 Древовидные записи, возможность форматирования, возможность добавлять иконки - у меня более не хватает фантазии, как эту программу можно улучшить - наверное только еще сделать возможность синхронизации он-лайн. Но судя по тому, что последняя версия была выпущена 2 года назад - можно об этом забыть.

XMind

http://www.xmind.net/

О полезности построения mind maps распростроняться не буду. Они конечно же не универсальный способ хранить базу знаний, но помочь подумать, выделить направление, и просто представить в красивом виде результат помогут. 

Совсем недавно я начал переводить в mind  карты все свои чек листы. Например в этой заметке я описывал свой утренний чек лист. Теперь он у меня представлен в карте

Также я писал о своей записной книжке. Чек лист также выглядит очень симпатично.

Очень полезный совет - создайте mind map на рабочий процесс и поместите его как экранную заставку. Мне очень помогает. Задумался как у тебя сегодня с процессом тестирования, свернул окна, посмотрел на экран - есть куда двигаться.

Egg Timer

http://e.ggtimer.com/ 

Советую погуглить и поискать про помидорную технику управления временем.  Или почитать здесь. Совсем недавно я нашел очень полезный сервис, который позволяет мне держать себя в форме со временем. Сервис представляет собой обратный отсчет времени, по истечени которого звучит звуковой сигнал. Устанавливая рамки на работу можно четко выполнять работу, зная, что тебе "напомнят" сколько ты потратил времени. Я например делю свою работу на часы и потом отдыхаю минут 5. Также если я хочу просмотреть блоги, чтобы не зачитаться, устанавливаю таймер на 5 минут. Очень, очень, очень полезный сервис.

AdVirtus

http://www.advirtus.com/

Конечно же использование тулов и практик дело привычки. Для тех кто чувствует, что привычки не вырабатываются, или вырабатываются с трудом еще один полезный сервис. Нашел недавно, делюсь - не жалко. Хотите заняться спортом и отслеживать выполнение - вам сюда. Хотите следить за калориями - вам сюда. Хотите выработать полезную привычку - вам сюда.

Миниплан

http://miniplan.ru/

Совсем совсем недавно нашел сервис Миниплан. Выглядит очень красиво. Функции очень удобно поставлены. Еще не пользовался, но очень привлекает. Советую, но опытом поделиться не могу. Если будет для вас полезным - тоже буду рад. 

SlimTimer

http://slimtimer.com/

Я использую ToDoList в том числе и для ведения табеля рабочего времени. Но на днях обнаружил сервис SlimTimer и попытаюсь использовать именно его. В любом случае рекомендую и другим попытаться улучшить процесс учета временем.

Нужно только запомнить одно правило - сделать учет времени привычкой!


Вкратце все - это мои полезные инструменты управления  личным хаосом. За кадром остались инструменты планирования и управления командой (Jira, SVN, Wiki) отчеты начальству и прочие масштабные вещи. Если у кого то в заначке есть пара бесплатных сервисов/инструментов - буду рад получить их в комменты.