Цитата недели




Подразделение оценивается по самому слабому сотруднику

Шпаргалки для боссов. Тимур Горяев




вторник, 30 ноября 2010 г.

Набор утилит офисного планктона практикующего time-management

Я подозреваю, что в современном мире каждый специалист, работающий с компьютером, имеет в своем запасе некоторый набор полезных утилит ускоряющий его рабочий процесс и освобождающий дополнительное время для печенек.
Я не имею в виду только программистов с их консольными командами, но и другой офисный планктон, который кроме мелкософта не видел, может быть, в своей жизни ничего.

В свое время я тоже был офисным планктоном и пристрастился к утилитам, помогающим мне управлять делами. Ровно этими бесплатными утилитами и сервисами я бы и хотел сегодня поделиться, а также поделиться опытом как ими пользоваться в повседневной работе.


ToDoList
 http://www.abstractspoon.com/tdl_resources.html
Программа весомых достоинств для управления задачами. Поклонникам подхода Getting Things Done (GTD).  Все что вам нужно она может сделать. Я уже "подсадил" нескольких своих сотрудников на эту программу. Среди них тестировщик, программист и менеджер. Я пользуюсь программой не первый год. В том числе приспособил ее хранить свой табель, о чем уже рассказывал в другой заметке.

Также я храню и свои задачи. Сейчас я использую дерево, (программа позволяет выстраивать дела вложенными деревьями) в котором есть три основных главных корня:
0. SORT IT OUT - для задач, которые только что поступили и нужно обдумать. Впоследствии большая часть уходит в задачи связанные с работой.
1. JOB TASKS - задачи связанные с работой. 
2. NON JOB TASKS - задачи не связанные с работой.

Основной интерес у меня всегда вызывают задачи, связанные с работой. Наверное потому, что их всегда больше. Эти задачи у меня также разбиты по папкам (программа позволяет использовать фильтры, но у меня не доходят руки и желание до них):
ROUTINE - задачи, которые нужно выполнять ежедневно (или мониторить ежедневно). Например послать отчет о тестировании, забить время в Jira.
TODAY TASKS - задачи, которые нужно сделать сегодня.
TODO - задачи которые нужно сделать вообще (в ближайшее время и с определенным приоритетом)
СЛОНЫ - это крупные задачи, которые можно разбить на подзадачи. Как правило эти подзадачи я вывожу отдельно и дополнительно в папку TODO
MONITOR - обсудить, отслеживать, обдумать... Все это я скидываю в эту папку.
LOW PRIORITY - задачи придуманные мной, связанные с совершенствованием процесса, не спускаемые начальством...

SEO NOTE
http://www.seonote.info/
Кроме задач, нужно еще как-то записывать свои мысли. Для общих процедур я конечно же использую Wiki. Специально для случайных мыслей у меня есть походный мини блокнот. Каждое утро я пытаюсь его синхронизировать со своими записями в программе  Seo Note.

Опять же более  структурированы у меня заметки о работе. В частности для текущего проекта я выделил главные корни Контакты, Процедуры, База Знаний (о продукте и компонентах), Хаос.


 Древовидные записи, возможность форматирования, возможность добавлять иконки - у меня более не хватает фантазии, как эту программу можно улучшить - наверное только еще сделать возможность синхронизации он-лайн. Но судя по тому, что последняя версия была выпущена 2 года назад - можно об этом забыть.

XMind
http://www.xmind.net/
О полезности построения mind maps распростроняться не буду. Они конечно же не универсальный способ хранить базу знаний, но помочь подумать, выделить направление, и просто представить в красивом виде результат помогут. 
Совсем недавно я начал переводить в mind  карты все свои чек листы. Например в этой заметке я описывал свой утренний чек лист. Теперь он у меня представлен в карте

Также я писал о своей записной книжке. Чек лист также выглядит очень симпатично.

Очень полезный совет - создайте mind map на рабочий процесс и поместите его как экранную заставку. Мне очень помогает. Задумался как у тебя сегодня с процессом тестирования, свернул окна, посмотрел на экран - есть куда двигаться.

Egg Timer
http://e.ggtimer.com/ 
Советую погуглить и поискать про помидорную технику управления временем.  Или почитать здесь. Совсем недавно я нашел очень полезный сервис, который позволяет мне держать себя в форме со временем. Сервис представляет собой обратный отсчет времени, по истечени которого звучит звуковой сигнал. Устанавливая рамки на работу можно четко выполнять работу, зная, что тебе "напомнят" сколько ты потратил времени. Я например делю свою работу на часы и потом отдыхаю минут 5. Также если я хочу просмотреть блоги, чтобы не зачитаться, устанавливаю таймер на 5 минут. Очень, очень, очень полезный сервис.

AdVirtus
http://www.advirtus.com/
Конечно же использование тулов и практик дело привычки. Для тех кто чувствует, что привычки не вырабатываются, или вырабатываются с трудом еще один полезный сервис. Нашел недавно, делюсь - не жалко. Хотите заняться спортом и отслеживать выполнение - вам сюда. Хотите следить за калориями - вам сюда. Хотите выработать полезную привычку - вам сюда.
Миниплан
http://miniplan.ru/
Совсем совсем недавно нашел сервис Миниплан. Выглядит очень красиво. Функции очень удобно поставлены. Еще не пользовался, но очень привлекает. Советую, но опытом поделиться не могу. Если будет для вас полезным - тоже буду рад. 


SlimTimer
http://slimtimer.com/
Я использую ToDoList в том числе и для ведения табеля рабочего времени. Но на днях обнаружил сервис SlimTimer и попытаюсь использовать именно его. В любом случае рекомендую и другим попытаться улучшить процесс учета временем.

Нужно только запомнить одно правило - сделать учет времени привычкой!


Вкратце все - это мои полезные инструменты управления  личным хаосом. За кадром остались инструменты планирования и управления командой (Jira, SVN, Wiki) отчеты начальству и прочие масштабные вещи. Если у кого то в заначке есть пара бесплатных сервисов/инструментов - буду рад получить их в комменты.

22 комментария:

  1. Спасибо за набор. ToDo List я тоже использую так как мне нравится строить многоуровневую структуру задач.
    Для трекинга времени можно еще использовать программу Toggl (есть онлайн и desctop версия)

    ОтветитьУдалить
  2. Спасибо за тул. Выглядит симпатично. Нужно попробовать.

    ОтветитьУдалить
  3. в качестве todo пока использую https://mail.google.com/tasks/canvas?pli=1

    благодарю за http://dreamsboard.ru (то, что указал в прикрепленной карте, как раз собирался искать что-то подобное)

    ОтветитьУдалить
  4. >благодарю за http://dreamsboard.ru

    Меткий глаз ))

    ОтветитьУдалить
  5. Кстати, Саш, может пригодиться мой способ синхронизации ToDo list.
    Я завел аккаунт на DropBox(что то типа сетевой шары с возможностью синхронизации), поместил туда файлики ToDo и и у меня синхронизация Дом - Облачное хранилище - Работа
    ссылка на ресурс https://www.dropbox.com/

    ОтветитьУдалить
  6. Seo Note -- полный отстой! Мышью заметки не таскаются по дереву, а при перемещении клавиатурой иногда при неудачном перемещении по уровням дерева заметки пропадают без возможности восстановления! Тоже раньше пользовался, но после нескольких таких инцидентов зарёкся.

    Нашёл гораздо более удобный аналог -- KeyNote: http://code.google.com/p/keynote-nf/
    Но тоже не без греха -- плохо поддерживает русские буквы в названиях узлов дерева (после сохранения и повторного открытия они меняются на кракозябры). Одна надежда -- рано или поздно дойдут руки, залезу в код и поправлю, благо опенсорс :)

    Ещё использую WikiPad, тоже удобная штука: http://wikidpad.sourceforge.net/

    ОтветитьУдалить
  7. Про тайм-трекинг.

    Toggl в принципе неплох, если бы не вот этот баг: http://getsatisfaction.com/toggl/topics/toggl_desktop_update_crashes
    Вроде бы его уже исправили, но в своё время именно из-за него я так и не стал счастливым пользователем тогла.

    Но это был просто эксперимент, потому что я уже больше десяти лет (!) пользуюсь для трекинга одной и той же программой SWTT: http://tracker.aklabs.com/
    Она не распиаренная, не попадает в "топ-листы", но гораздо лучше всего, что я видел для трекинга. Кстати, сделана нашим соотечественником и продаётся за рубли со скидкой 50% :)

    ОтветитьУдалить
  8. Про KeyNote не очень точно написал, надо так: "ИНОГДА после сохранения и повторного открытия они меняются на кракозябры". Не могу понять, почему, но ИНОГДА он сохраняет файл не в UTF-8, а в cp-1251, и тогда не может его нормально загрузить.

    ОтветитьУдалить
  9. Спасибо Алексей, за тулы.
    В защиту SeoNote скажу, что хорошее замечание было если бы эта программа поддерживалась и сопровождалась - 2008 год последний релиз. Так что видимо люди просто отошли от дел. А программка интересная если мышкой и прочими вещами не перетаскивать ж).

    ОтветитьУдалить
  10. А программка интересная если мышкой и прочими вещами не перетаскивать

    Мышью невозможно. Клавиатурой небезопасно. А как же перетаскивать? Никак? Это не для меня, я люблю перегруппировывать, я так размышляю -- перекладывая карточки.

    ОтветитьУдалить
  11. Алексе, кстати говоря, никогда косяков за клавиатурой не замечал - баг дескрипшен не дадите?

    ОтветитьУдалить
  12. 1. Создаём новую папку, в ней сразу есть корневой узел.
    2. Встаём на корневой узел, жмём Ins - появляется ребёнок, жмём Enter, оставляя имя по умолчанию.
    3. Жмём ещё раз Ins - появляется ребёнок второго уровня вложенности, опять жмём Enter, оставляя имя по умолчанию.
    4. Теперь начинаем двигать ребёнка второго уровня: два раза жмём Shift-влево
    5. А теперь два раза жмём Shift-вправо -- и после второго нажатия узел безвозвратно исчезает.

    Вот так.

    ОтветитьУдалить
  13. Как говорят наши разработчики - а вы не жмите;)
    Баг интересный, но я уже устоялся с иерархией и просто так не перемещаю мысли - для перемещений использую XMind

    Но все равно Алексей спасибо за мысль - попробую ваши тулы.

    ОтветитьУдалить
  14. Как говорят наши разработчики - а вы не жмите;)

    Quality is dead
    http://www.satisfice.com/blog/archives/224

    ОтветитьУдалить
  15. Алексей, вы наверняка читали Дзен или пособие по уходу за мотоциклом. Поэтому кому как не вам знать - качество это то, что чувствует каждый но описать не может. Для кого то и виста была достаточно качественным продуктом ;)

    ОтветитьУдалить
  16. Всё познаётся в сравнении. Я попробовал SEO Note и KeyNote, и сделал свой выбор. Да, это мой выбор, основанный на моих чувствах.

    Но когда я говорил про quality is dead, я имел в виду не качество продуктов как таковое, а отношение к нему, выражающееся во фразе "а вы не жмите". И это уже никакого отношения к моему ощущению качества не имеет.

    Кстати, Александр, а Вы сами лично пользовались вистой? :)

    Я пользовался почти два года, и не могу сказать, что это была очень плохая система. С дурной репутацией -- это да. Но не более того.

    ОтветитьУдалить
  17. Алексей,
    как сказать пользовался...она и сейчас у меня есть. Стараюсь закачивать и ставить все критические обновления для операционки и остальных мелкософных приложений.

    Я не большой специалист в взломе приложений, но большую часть информации теряется, как мне кажется, не из-за софта, а из=за людей (пароль приклееный на монитор, один и тот же пароль на почту - например 1234 и т.п.)

    "а вы не жмите" - конечно же шутка, если для пользователя критично, конечно же нужно править ;)

    ОтветитьУдалить
  18. Ну, я же не про незащищенность SEO Note писал. Да пусть хоть кто угодно утаскивает оттуда всю информацию, я там пароли не храню :)

    Я говорил про настоящие потери данных. Вот я писал заметку полчаса, потом пара нажатий кнопок -- и заметки больше нет. Совсем нет! Исчезла без возможности восстановления. Это совсем не то же самое, что утечка информации.

    ОтветитьУдалить
  19. Я давно пользуюсь утилитой Task Coach - http://www.taskcoach.org . Написана на Питоне, кроссплатформенна, поддерживает синхронизацию через SyncML. Думаю, она достойна упоминания в этом списке

    ОтветитьУдалить
  20. Об офисном планктоне - в офисно-социальной пьесе "Три шага в бреду"
    http://isolodchenko.blogspot.com/

    ОтветитьУдалить