Утренний чек лист, как легкий старт в тайм менеджмент

Имел на днях несколько бесед по поводу внедрения личного тайм-менеджмента. Красной линией прошли несколько мыслей оппонентов:

- некогда заниматься,

- не вижу пользы,

- никто этим не занимается.

На самый последний "отказ" я приводил себя в пример и затем просто пытался кратко рассказать как этот самый тайм менеджмент начинать. После нескольких бесед пришел к выводу, что лучше демонстрировать примерами (впрочем как и всегда).

В качестве примера, я привел свой утренний чек лист и на пальцах объяснил основные моменты улучшения своего планирования и управления (собой же).

Скопировал как есть, со всеми точками, запятыми и ошибками. Ниже приводится расшифровка.

С добрым утром Малыш!!!

Утренний Чеклист:
Посмотри и синхронизируй todo list с переносной записной книжкой
Посмотри и синхронизируй todo list с рабочей записной книжкой
Посмотри на стратегические задачи
Спланируй день (не забудь про митинги, самосовершенствование, улучшение процесса, отдых)
Подготовь вчерашние данные для занесения в джиру
Прочитай свое кредо
Прочитай недельное улучшение
Все ли ты делаешь согласно [Чек Лист: Передача в QA]?
Посмотри риски


Вопросы для самоконтроля:
- нужно ли записать траты?
- нужно ли записать мысль?
- нужно ли обновить документ - что сделано? (какую книгу начал читать и когда)

Когда то, давно ребята пошутили на до мной и на загрузку телефона поставили фразу с тремя восклицательными знаками. мне эта фраза понравилась и я ее оставил. Можно сколько угодно думать над моим развитием и результатам моего психоанализа, но меня это забавляет. День начинается с позитивного доброго утра.

Далее идет собственно пояснения чек-листа и как он помогает.

1. Посмотри и синхронизируй todo list с переносной записной книжкой

В этом году я завел небольшую переносную записную книжку, в которую записываю мысли или некоторые цитаты, которые хочется обдумать или картинки или еще что-то. Каждое утро на работе я просматриваю блокнот , и в зависимости от написанного, переношу все в свой электронный органайзер, либо в свой он-лайн цитатник, либо еще куда нибудь. Записанное зачеркиваю. Если лист с обоих сторон зачеркнут - безжалостно выдергиваю и выбрасываю.

Совет - делайте это каждое утро. Ваши мысли - это ваше все. Не ленитесь достать из рюкзака и записать несколько строчек. Не стыдитесь, что кто-то это заметит и прочитает - это ваши мысли и вы ими зарабатываете на жизнь.

2. Посмотри и синхронизируй todo list с рабочей записной книжкой

На работе у меня имеется большая формата А4 тетрадь, в которой я храню ежедневные задачи и рабочие записи. Она стационарна и только для работы, но иногда та появляются и личные записи. Часто появляются новые задачи или комментарии к существующим. Все это с утра переносится в электронный органайзер и синхронизируется. Электронный органайзер содержит все задачи, а тетрадь только те что нужно сделать сегодня или край - завтра.

3. Посмотри на стратегические задачи

Стратегические задачи также хранятся в органайзере. из самых-самых:

- Improve English

- Прочитать Options

- Зарабатывать 250 000 к 35 годам

- Купить квартиру в москве к 35 годам

- Построить карьеру к 35 годам + Стать высокопрофессиональным специалистом

- Prepare Global QA newcomer CheckList

- Получить повышение до AVP - в 2011

- Спланировать появление второго ребенка

Каждая из стратегических задач раскрывается. Фразы полностью понятны только мне.

4. Спланируй день (не забудь про митинги, самосовершенствование, улучшение процесса, отдых)

Что тут добавишь?

5. Подготовь вчерашние данные для занесения в джиру

Джира наше все. При помощи джиры я собираю статистику и планирую работы. Лучше заносить время каждый день. Конечно используя свой личный табель (перенес его все таки в Excel) я могу вспомнить свои часы каждый день, но лучше делать это хотя бы раз в неделю - самодисциплина.

6. Прочитай свое кредо

Про свое кредо я уже писал.

7. Прочитай недельное улучшение 

Про недельные улучшения там же

8. Все ли ты делаешь согласно [Чек Лист: Передача в QA]?

Есть у меня пунктик относительно чек листов - работа не исключение. В компании активно совершенствуется процесс разработки и тестирования (ну качества, куда без него), соответственно много пунктиков, с которыми нужно время от времени сверяться.

9. Посмотри риски
Новый пункт. В предыдущем проекте только только управление рисками стало вставать на ноги и меня перевели ((. Проекты отличаются очень сильно, есть базовые риски, но и очень много рисков специфичных. Вроде бы удалось накопить статистику по рисками и можно начать управлять ими и в новом.


10. Вопросы для самоконтроля:
- нужно ли записать траты?
- нужно ли записать мысль?
- нужно ли обновить документ - что сделано? (какую книгу начал читать и когда)
Тут все просто. Траты я тоже учитываю - советую Money Manager Ex. Портабельна и удобна.
Мысли? - иногда не всегда можно достать маленькую переносную книжку.
Что сделано? - у меня есть файлик в Excel. В нем я коплю свои реализованные достижения: сколько заметок в блоге, какие конференции посетил (а для каких только  прослушал презентации), какие книжки прочитал (а какие пролистал)

Чек лист нужен чтобы начать.

Времени просмотреть нужно всего ничего.

Сделайте так, чтобы утренний чек лист был на глазах каждое утро.

Хотя бы раз в неделю доходите до конца утреннего чек листа.

Хотя бы раз в месяц корректируйте (добавляйте) чек лист, но удаляйте с умом - если не прижилось, очень возможно не прижилось только сейчас, через полгода дорастете и до этого.

Не пытайтесь внедрить все трюки тайм менеджмента сразу. Ничего не внедрите и посадите вирус нелюбви к тайм-менеджменту.

Экспериментируйте.

Будьте счастливы Малыши!